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广州大学城首届创意应用大赛

自2006年11月20日起到2007年4月8日,在微软亚洲研究院、华南理工大学研究生团委、华南理工大学计算机学院团委的指导和大力支持下,由华南理工微软俱乐部与中山大学微软俱乐部联合承办的首届大学城创意应用大赛终于顺利地落下帷幕。筹划和组织比赛,是一件非常不容易的事情,如果把举办讲座类的活动比成是100米赛跑,那么举办一次比赛,特别是面向整个大学城的比赛,则可以看成是一次马拉松。组织的过程,需要极其坚韧的耐力和保持自始自终的激情,并需要在每个环节都得考虑细心周到。通过举办这次大型的赛事,我们总结了一些有用的经验以及暴露的不足,主要由以下三个方面展开:

前期工作

本次比赛于2006年11月20开始宣传并接受报名,开始宣传主要是以海报和横幅的形式进行的,并在11月底在学校饭堂门前进行定点宣传,同时派发传单和接受对比赛有兴趣者的咨询,前期的宣传工作让学校大学城校区的同学大多都知道有这么一个规模不小的比赛。为了对比赛的进行进一步的宣传,增强比赛的说服力和影响力,在前期我们努力和微软亚洲研究院进行沟通,终于,我们得到了微软亚洲研究院的极大支持,由于11月28日有一个重要活动:“微软与你同行”,借助此次微软高校行,微软高校关系部马歆小姐专门为我们安排了研究院搜索技术中心的开发经理孙燕峰先生在南校区进行了一场“微软搜索战略”的一个主题讲座,我们借助此次讲座,在大学城范围内进行宣传,吸引了来自中山大学、广州工业大学、广州大学等大学城兄弟高校的同学,并在这场大型讲座之中隆重地宣传了此次创意应用大赛,强调了微软亚洲研究院对此次比赛的重视,体现了比赛的含金量,激发了参赛团队的激情。在整个华南理工大学范围内,为了营造比赛的氛围以及帮助华工参赛队伍顺利参赛,我们还在12月6日举办了由俱乐部牛人现身说法的比赛技术培训讲座。通过两次讲座的宣传,创意应用大赛的气魄在大学城、特别是在华南理工大学校园内,得到了很大程度上的认可,截至12月20日,共收到大学城各个高校37支队伍的报名参赛。从12月1日到2007年3月25日为比赛的初赛阶段,为了保证比赛作品的质量和维持参赛团队的积极性,我们在整个过程中对各个参赛队伍的进度控制进行着跟踪,首先我们为各个参赛队伍提供需求分析文档的模板,并督促各个队伍准时的提交文档,在报名截至到初赛结束的时间段中,我们提醒通知每一支参赛队伍按时提交两次进度文档,保证参赛队伍在比赛创造中的连续性和提交作品的比率。比赛进展得很顺利。

在前期的工作中,策划组的主要任务为:宣传、制作和完善比赛报名系统、与中大微软俱乐部保持沟通沟通、比赛报名等相关事项。其中宣传方面由于策划组的高效运转和宣传方式的多样化(有两个讲座增加影响力),并且在校研究生院团委沈涛老师和计算机学院党委副书记桑成好老师以及计算机学院团委周玉老师的悉心指导和热心帮助下,宣传在华南理工工大学南校区有了比较好的效果,最终37支参赛队伍中有28支来自华工;和中山大学负责人的沟通也算是比较顺利,确定下了比赛的形式与两个俱乐部在比赛中的合作方式等;比赛报名主要由网上报名的形式进行,报名系统基本能满足此次比赛的需要,由于微软的实践项目也是此次比赛的驱动力之一,我们在报名系统中还对实践项目作了详细的宣传。

前期工作总体来说效果还是达到预期目标的,也动用了俱乐部南校区的大批人手,不仅将比赛作为一个品牌初步的推了出去,并且调动了俱乐部南校区成员的积极性,让队伍在一定程度上得到了锻炼。

决赛阶段工作

为了增强比赛结果的说服力和参赛队伍的满意度,我们在初赛的时候,将参赛作品提交到微软亚洲研究院由里面的员工为我们的作品进行初赛评分。在这里,我们要重点感谢马歆姐以及微软里的6位毕业于华工和中大的师兄们,他们对我们的大力支持为我们比赛的公平性提供了非常可靠的保障!

我们整个比赛结果的评判主要由两部分组成:MSRA那边的初审分数加上决赛现场的评委打分。在师兄们的鼎力支持下,初赛的评选进展很顺利,但决赛现场的评委问题却是个很有挑战性的问题——怎样请到经验丰富、有说服力的评委?因为计算机软件设计大赛这种官方组织的比赛也只能请到学生当评委,所以作为还没打出明确的第一届比赛,怎样让够格的老师到场当评委成了开始的一个最大难题。然而这时,这个最大的难题在桑成好书记的帮助下迎刃而解,他答应出面替俱乐部邀请有丰富经验的老师担当评委。这是对我们整个比赛策划团队的一个极大的鼓舞!

在决赛准备期间,在沈涛老师和周玉老师的指导下,我们积极地向多位老师和相关领导发出邀请,经过了负责人的不懈努力,终于联系到了大学城建设指挥部康洪书记、华南理工南校区管理委员副主任郝志锋教授、华南理工研究生院何志伟主任、华南理工计算机学院党委副书记桑成好老师和华南理工研究生院团委副书记沈涛老师等作为嘉宾出席我们的决赛,这为我们的比赛增添了很重的砝码,为俱乐部以后的宣传和官方合作奠定了基础,特别是与建设指挥部的联系可能可以促使比赛在今后更好的面向大学城的所有高校征集作品。

4月8号下午18:30的时候决赛开始,几乎所以的领导嘉宾和评委都提前或是准时到场了,决赛现场在150人的教室中进行,到了7点钟左右教室爆满,还有不少同学站在教室后面观看。比赛过程中决赛队伍各自展示作品,场面精彩热闹。赛后嘉宾和评委也对这个比赛的意义和结果表示满意、赞赏,并提出了一些改进的意见。

整个决赛阶段的工作基本做到了一下几点既定目标:1、使大多数参赛队伍满意,MSRA 的评分和现场评委的打分让评分工作最大可能的公正可靠;2、扩大了比赛和俱乐部的影响力,多个领导嘉宾的到场和现场的爆满让比赛在大家心中留下一个比较好的印象;3、为下一届比赛打下良好基础,和大学城建设指挥部的联系,以及与计算机学院的合作为下一届打了一定的基础。

最终总结

总的来说,经过整个策划团队经过将近半年的不断努力,从比赛初期的比赛定位、资源捕捉、宣传,到中期的进度跟踪,再到后期的决赛准备,以及整个过程中与微软亚洲研究院、大学城建设指挥部、南校区管理委员会、校研究生院、计算机学院、中山大学微软俱乐部等机构和组织的出色的公关,整体看来,此次比赛的举办还是相当成功的。但由于此次为俱乐部第一次举办此类大型赛事,经验不足,在整个过程中的一些细节方面没有很好地把握住,使得整个比赛过程中出现了不少小失误。然而,一个技术类的比赛,其真正的魅力是在于比赛的意义和作品的技术含量,这直接影响着外界对比赛的看法,此次比赛的主题是:“科技改变大学城”,从这一主题可以看出我们的比赛的意义是深远的。而比赛中最让我们欣慰的是,在决赛现场,我们看到了不少优秀的作品的诞生,他们采用的先进的技术和出色的创意,博得了在场领导嘉宾以及观众们的一致好评。因此,今后做比赛,比赛的意义和作品的质量一定要是比赛的重中之重,是比赛的灵魂,而所有其他一切的努力,都应该围绕着这一灵魂来展开。

最后,真诚地感谢整个比赛过程中帮助和支持我们的各位老师和领导,感谢整个策划团队辛勤努力的付出,祝愿我们此类的比赛在今后越办越好,争取成为今后华南理工大学乃至广州大学城中的品牌科技活动!